Tätigkeit des Aufsichtsrats

Grundlage für die Überwachungs- und Prüfungstätigkeit des Aufsichtsrats sind die Quartalsberichte des Vorstands und Präsentationen von Führungskräften verschiedener Niederlassungen und Geschäftseinheiten. Die Termine für all diese Berichte sind so getaktet, dass innerhalb eines Zweijahreszeitraums alle Bereiche der Triodos Bank abgedeckt sind.

2012 wurden entsprechende Berichte vom Management der deutschen, belgischen und britischen Niederlassung bereitgestellt. Damit bekam der Aufsichtsrat einen genaueren Einblick in die Geschäftstätigkeit der Triodos Bank und engeren Kontakt zu den Niederlassungsleitungen.

Häufige Themen der Aufsichtsratssitzungen und der Gespräche mit dem Vorstand waren:

  • Finanzielle und wirtschaftliche Entwicklungen und ihre möglichen Auswirkungen auf die Geschäftsaktivitäten der Triodos Bank; die Strategie der Triodos Bank; Finanzergebnisse; Risikomanagement und Feststellungen der internen Revision, einschließlich des Feedbacks und des Protokolls des Prüfungs- und Risikoausschusses; die Berichte des Abschlussprüfers; das Thema Kapitalbeschaffung; Quartalsberichte; Kreditberichte; Themen in Zusammenhang mit der niederländischen Zentralbank (De Neederlandsche Bank, DNB) und die Vorschriften nach Basel III
  • Die Eurokrise und ihre möglichen Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit der Triodos Bank
  • Corporate Governance und Compliance
  • Personalmanagement, Qualifizierung von Führungskräften, Veränderungen in den Unternehmensstrukturen und der Unternehmenskultur
  • Entwicklungen und neue Märkte in den verschiedenen Ländern und bei Triodos Investment Management

Eingehend erörtert und verabschiedet wurden auch folgende Punkte:

  • das Rekrutierungsverfahren für einen neuen Vorsitzenden unter der Federführung des Nominierungs- und Vergütungsausschusses und unter Beteiligung aller Mitglieder des Aufsichtsrats, des Vorstands und der Mitglieder des Rats der SAAT
  • die Führungsstruktur der Triodos Bank

Aufgrund der Ausweitung und zunehmenden Komplexität des Geschäftsportfolios der Triodos Bank ist längerfristig ein aus vier Mitgliedern bestehender Vorstand vorgesehen, der sich aus zwei Vorstandsmitgliedern gemäß Satzung und zwei hauptsächlich für das Tagesgeschäft verantwortlichen Vorstandsmitgliedern zusammensetzt.

  • der Arbeitsplan für 2013
  • die Ergebnisse der Prüfung des Geschäftsberichts 2011 und des “Management Letter“ mit dem externen Wirtschaftsprüfer
  • der Halbjahresbericht
  • die Risikoneigung der Triodos Bank
  • Veränderungen im Management von Triodos Investment Management
  • die Vergütungspolitik der Triodos Bank: Die Mitglieder des Nominierungs- und Vergütungsausschusses sollten dieses Thema für eine Vorstandsentscheidung aufbereiten und waren daher aktiv an Diskussionen zu diesem Thema beteiligt.
  • die Entwicklung der Global Alliance for Banking on Values (GABV), die von der Triodos Bank mit gegründet wurde und bei der die Triodos Bank derzeit den Vorsitz führt. Der Aufsichtsrat betrachtet diese Organisation als ein wichtiges Instrument für die Umsetzung der Ziele der Bank im Sinne ihres Leitbilds.
  • die Errichtung einer Repräsentanz in Frankreich mit dem Ziel, das Potenzial des französischen Marktes zu sondieren und eventuell eine Niederlassung zu eröffnen. Der Aufsichtsrat wird die Expansion ins Ausland weiter beobachten, um sicherzustellen, dass diese in Einklang mit der Ergebnisentwicklung bei der Triodos Bank steht.
  • Nach der Umsetzung neuer Anforderungen der niederländischen Zentralbank 2012 waren die Erfahrung und die Fachkompetenz der einzelnen Aufsichtsratsmitglieder und des Aufsichtsrates in seiner Gesamtheit Diskussionsthema im Nominierungs- und Vergütungsausschuss und im Aufsichtsrat. Die Ergebnisse dieser Diskussion werden künftig als Kriterien für die Eignungsprüfung bei der Berufung in den Aufsichtsrat oder der Verlängerung von Aufsichtsratsmandaten berücksichtigt.
  • Neben Größe und Zusammensetzung des Aufsichtsrats wurde auch die Diversität des Gremiums diskutiert. Ein aktualisiertes Profil wurde mit dem Betriebsrat diskutiert und im Rahmen der Jahresversammlung der Inhaber aktienähnlicher Rechte vorgelegt.
  • eine Aktualisierung der Geschäftsordnung für Aufsichtsrat und Vorstand
  • Die Abgrenzung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten von Rat der SAAT, Aufsichtsrat und Vorstand wurde eingehend erörtert. Dieses Thema steht seit der zweiten Jahreshälfte 2012 auf der Agenda und wird den Aufsichtsrat auch noch im Jahr 2013 beschäftigen.

Aktivitäten einzelner Aufsichtsratsmitglieder im Jahr 2012:

  • Teilnahme an Kundenveranstaltungen und Veranstaltungen für die Inhaber aktienähnlicher Rechte in Großbritannien, Belgien, den Niederlanden und Spanien
  • Mitglieder des Aufsichtsrats, die in den Ländern mit Niederlassungen der Triodos Bank tätig sind oder waren, unterhielten informelle Kontakte zur jeweiligen Geschäftsleitung und den Führungskräften vor Ort und erhielten dadurch einen besseren Einblick in die Arbeit der jeweiligen lokalen Niederlassung.
  • Der Vorsitzende des Aufsichtsrats nahm an einer Versammlung mit den Aufsichtsratsvorsitzenden anderer niederländischer Banken teil, um den Stand der Umsetzung des niederländischen Bankenkodex zu diskutieren. Die Teilnehmer gelangten zu der Schlussfolgerung, dass der Kodex im Großen und Ganzen umgesetzt ist, der Bankensektor sich jedoch noch nicht von seinem Reputationsverlust erholt hat.
  • reguläre Sitzungen mit den Vorsitzenden des Rats der SAAT, des Aufsichtsrats und des Vorstands
  • Der Vorsitzende des Aufsichtsrats nahm auf Einladung an einer Sitzung mit dem Betriebsrat teil. Neben anderen Themen wurden im Rahmen dieser Sitzung die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung diskutiert.