Ausschüsse des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat hat zwei Ausschüsse gebildet: einen Prüfungs- und Risikoausschuss und einen Nominierungs- und Vergütungsausschuss. Für nähere Einzelheiten zu diesen beiden Gremien sei an dieser Stelle auf das Kapital Corporate Governance verwiesen. Beide Ausschüsse haben im Laufe des Jahres 2012 getrennte Sitzungen abgehalten. Die wichtigsten Diskussionspunkte und Beschlüsse wurden dem gesamten Aufsichtsrat mitgeteilt, der dann die formale Entscheidung trifft.

Die Ausschüsse sind wie folgt zusammengesetzt:

Prüfungs- und Risikoausschuss

  • M.A. Scheltema (Vorsitz)
  • M. Eguiguren Huerta
  • C. van der Weerdt

Nominierungs- und Vergütungsausschuss

  • M.M. Frank (Vorsitz)
  • H. Voortman

Weitere Informationen zu den Aufsichtsratsmitgliedern sind den Kurzprofilen zu entnehmen.

Die erstmalig 2011 verwendete Kompetenzmatrix wurde aktualisiert. Sie zeigt, in welchen Bereichen die Aufsichtsratsmitglieder große Erfahrung haben, und liefert Anhaltspunkte dafür, ob der Aufsichtsrat über das nötige Portfolio an Kompetenzen verfügt, um seine Aufgaben wahrzunehmen. Die Matrix basiert auf Anforderungen, die in dem regelmäßig aktualisierten Gesamtprofil für den Aufsichtsrat formuliert sind.

Tätigkeit des Prüfungs- und Risikoausschusses

Im Jahr 2012 kam der Prüfungs- und Risikoausschuss viermal zusammen. Bei jeder Sitzung waren der Finanzvorstand der Triodos Bank, der Leiter der internen Revision und der Leiter des Risikomanagements anwesend. Der externe Wirtschaftsprüfer nahm an zwei Sitzungen teil.

Im Zuge der Beratungen hat der Ausschuss unter anderem das allgemeine Risikomanagement- und Kontrollsystem der Triodos Bank, den Jahresabschluss und die Quartalsergebnisse, die Prüfungsfeststellungen der internen Revision, wichtige Bilanzierungsentscheidungen und die Liquiditätssteuerung geprüft. Ein weiteres Tätigkeitsfeld war die Überwachung der Fortschritte bei der Risikominderung in den Bereichen Informationssicherheit und Internetkriminalität.

Darüber hinaus fand eine Sitzung unter Beteiligung des Wirtschaftsprüfers, jedoch ohne den Vorstand statt. Der Vorsitzende des Prüfungs- und Risikoausschusses kam auch einige Male zu getrennten Sitzungen mit dem Wirtschaftsprüfer zusammen, aus denen sich jedoch keine besonderen zu berichtenden Themen ergaben.

Der Ausschuss zeigte sich zufrieden mit den im Laufe des Jahres erzielten Fortschritten. Verbesserungen gab es bei der Risikobewertung und -steuerung, bei der Festlegung der Risikoneigung der Triodos Bank sowie bei der Entwicklung einer in sich geschlosseneren Berichtsmethodik. Die Finanzabteilung wurde zur Bewältigung dieser Aufgaben weiter verstärkt.

Der Ausschuss begrüßte zudem die Aufnahme nicht-finanzieller Risiken in das allgemeine Regelwerk und die besondere Berücksichtigung von Compliance- und operationellen Risiken. Im Jahresverlauf wurde eine ordnungsgemäße Prüfung im Rahmen des ILAAP (Internal Liquidity Adequacy Assessment Process) und des ICAAP (Internal Capital Adequacy Assessment Process) durchgeführt.

Die Verluste im Kreditgeschäft, insbesondere in der Biomassebranche, werden von Vorstand und Aufsichtsrat weiterhin genau beobachtet. Auch wenn die Hauptverantwortung für das Kreditrisiko inzwischen fest auf Konzernebene verankert ist, besteht noch Verbesserungsbedarf bei der zeitnahen Überprüfung von Krediten.

Der Prüfungs- und Risikoausschuss hat den „Management Letter“ mit dem Wirtschaftsprüfer diskutiert, u. a. die Kommentare des Wirtschaftsprüfers zum internen Kontrollsystem. Der Ausschuss hat sich auf Basis umfangreicher Informationen von Wirtschaftsprüfer und interner Revision sowie aus Compliance- und Risikobericht davon überzeugt, dass die Triodos Bank über ein adäquates internes Kontrollsystem verfügt. Die interne Revision hat im Jahresverlauf weitere Qualitätsverbesserungen und eine weitere Standardisierung erreicht. Mit ihren internen Prüfungen unterstützt sie die Triodos Bank in ihrem generellen Risikoansatz und fungiert zunehmend als wirksame Third Line of Defence.

Tätigkeit des Nominierungs- und Vergütungsausschusses

Der Nominierungs- und Vergütungsausschuss hat im Laufe des Jahres elf Sitzungen abgehalten. Eine seiner Hauptfunktionen ist die Beratung des Aufsichtsrats in Fragen der Vergütungspolitik der Triodos Bank im Allgemeinen und bei der Festlegung der Vergütung der Vorstandsmitglieder gemäß Satzung. Darüber hinaus berät der Ausschuss den Aufsichtsrat bei der Genehmigung der Vergütung für die Geschäftsleiter, die direkt an die Vorstandsmitglieder gemäß Satzung berichten. Beide Mitglieder des Nominierungs- und Vergütungsausschusses verfügen über Erfahrung in Führungspositionen sowie umfassende Kenntnisse und Erfahrung in den Bereichen Leistungsmanagement und Vergütung im Allgemeinen. In spezifischen Fragen lassen sie sich auch von unabhängigen externen Experten beraten.

Ein wichtiges Tätigkeitsfeld 2012 war die Koordination der Suche nach einem neuen Aufsichtsratsvorsitzenden, die auch im Jahr 2013 fortgeführt werden wird.

Der Ausschuss organisierte eine zweitägige Veranstaltung im Rahmen eines Weiterbildungsprogramms für Aufsichtsrat und Vorstand. Dieses Weiterbildungsangebot erfüllt die Anforderungen des Bankenkodex zum lebenslangen Lernen. Die Themen des Programms im Jahr 2012 waren Entwicklungen im Risikomanagement und im Aufsichtsrecht, die Wurzeln des Leitbildes der Bank und ihre Bedeutung für den Menschen und den Mitarbeiter (Moderation durch einen externen Berater) sowie die Entwicklungen in der europäischen Bankenlandschaft mit einer detaillierten Einführung durch den Directeur des niederländischen Bankenverbandes (Nederlandse Vereniging van Banken), der gleichzeitig den Vorsitz in der Europäischen Bankenvereinigung (European Banking Federation) führt.

Im Jahr 2012 beriet der Ausschuss den Aufsichtsrat bei der Überprüfung der internationalen Vergütungspolitik der Triodos Bank, die nunmehr ganz im Einklang mit europarechtlichen und niederländischen Vorschriften zu Vergütungsstrukturen bei Banken steht. Diesbezüglich bedauert der Aufsichtsrat, dass die Auswirkungen der Änderungen in einigen Punkten nicht dem Geist und Zweck des Vergütungsansatzes der Triodos Bank entsprechen. Bei der Triodos Bank sollen lediglich außergewöhnliche Leistungen belohnt werden, und dies rein ermessensabhängig. Die aufsichtsrechtlichen Änderungen sind die Folge einer Richtlinie, die auf Banken mit einem ganz anderen Vergütungskonzept ausgerichtet ist. Der Aufsichtsrat hat entsprechende Bedenken bei der niederländischen Zentralbank vorgebracht. Nähere Einzelheiten zur internationalen Vergütungspolitik sind im Anhang zum Konzernabschluss zu finden.

In Vorbereitung auf die Diskussion mit dem Aufsichtsrat hat der der Ausschuss zudem Struktur und Höhe der Vergütung für die Geschäftsleiter mit den Vorstandsmitgliedern gemäß Satzung, einem externen Berater sowie dem Leiter Personal erörtert.

Die bestehenden Arbeitsverträge mit den beiden Vorstandsmitgliedern gemäß Satzung wurden aktualisiert, um so die Erfüllung der neuen Vorschriften zu gewährleisten.

Weitere Themen, die auf den Sitzungen behandelt wurden, waren:

  • das Profil des neuen Leiters des operativen Geschäfts
  • die Kompetenzmatrix für den Aufsichtsrat
  • die Größe des Aufsichtsrats
  • die jährlichen Überprüfungen mit den Vorstandsmitgliedern gemäß Satzung